Issue List: gestión eficiente de incidencias

Issue List, gestión eficiente de incidencias y acciones correctoras

A lo largo de la vida de un proyecto, es frecuente que surjan problemas de cualquier tipo, incidencias que amenacen con interrumpir o causar daños en nuestro trabajo y que, por consiguiente, afecten a nuestra productividad.

Conviene estar preparado para este tipo de imprevistos con el fin de abordarlos de una manera eficiente, que de otro modo podría traducirse en resultados muy negativos para nuestro proyecto.

Los Issues (problemas, incidencias, imprevistos, etc.) necesitan estar registrados una vez ocurren. Una manera de hacerlo es mediante un Issue List (Lista de incidencias) que permite informar y comunicar lo que está pasando en el proyecto. Así, asegurarás que los problemas que han surgido sean analizados y resueltos de manera rápida y efectiva.

Por el contrario, sin un proceso definido, se corre el riesgo de pasar por alto ciertos problemas o no darles la importancia que merecen, hasta el punto que puede ser demasiado tarde para tratarlos de manera eficaz.

Si los Issues surgen de manera inesperada ¿cómo podemos afrontarlos de un modo eficiente?

Buena pregunta. Un Issue list podría definirse como la herramienta de registro más sencilla y eficiente para gestionar las incidencias de tu negocio. La lista en sí es muy simple, pero usada de manera proactiva los resultados son espectaculares.

La gestión de Issues mediante un listado resulta muy eficaz para identificar y documentar problemas e incidencias que aparezcan durante un proyecto. El proceso también hace más fácil evaluar los problemas, su posible impacto y elaborar un plan para resolverlo.

Un Issue List ayuda a capturar en detalle cada incidencia para que, de esta manera, el equipo del proyecto pueda consultar el estado del Issue y quién es el responsable de resolverlo. Esta manera de documentar las incidencias aporta multitud de ideas útiles que podrán ser utilizadas para perfeccionar y mejorar los resultados en futuros proyectos.

¿Qué información hay que incluir para que el Issue List sea eficaz?

La información que introducimos a la hora de listar las incidencias influye directamente en el resultado de las acciones correctivas. Los siguientes datos son imprescindibles a la hora de describir los Issues:

  • Tipo de Issue: Categorías de problemas que pueden surgir. Establecerlas con antelación te ayudará a controlarlas y a asignarlas a la persona adecuada para resolverla. Por ejemplo:
    • Problema técnico
    • Problema en el diseño
    • Modificación (En la empresa, el cliente, en el entorno, etc.)
    • Recursos (Material, equipo, personal, etc.).
    • Terceros (Proveedores o cualquier otro factor externo).
  • Identificador (Persona y medio de identificación. Por ejemplo, una auditoría)
  • Fecha de identificación y fecha de vencimiento.
  • Descripción de la incidencia.
  • Prioridad:
    • Alta: problema crítico que afecta gravemente al proyecto, llegando a interrumpirlo.
    • Media: problema que afectará notablemente al proyecto, aunque no lo interrumpirá.
    • Baja: problema que no afectará a las tareas relacionadas con el proyecto ni a su continuidad, pero hay que tenerlo en cuenta para resolverlo.
  • No tiene por qué ser el encargado de proponer una solución, pero sí quien se encargue de controlarlo y de asegurar que se le da la importancia que requiere según la prioridad que tenga.
  • Acción correctiva por implantar.
  • Estado del Issue:
    • En marcha, abierto, pero todavía no abordado.
    • Pendiente de solución
    • Acabado y resuelto
    • Cancelado

 ¿Qué beneficios tiene un Issue List?

  • Te da la confianza de contar con un método seguro que permite al equipo registrar sus incidencias.
  • Puedes llevar un seguimiento y asignar un responsable de cada tarea.
  • Permite analizar y priorizar los problemas de manera más sencilla y cómoda.
  • Registrar la acción correctiva de un problema y guardarla como referencia para el futuro, lo que nos ayudará a ser más proactivos dentro del proyecto y a prever posibles riesgos.
  • Te permite visualizar de manera general el estado del proyecto.

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